UF1646-UD2.ESTRATEGIAS PARA LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Frecuentemente me he encontrado en mis clases personas que les cuesta gestionar su tiempo y, finalmente, dedican muchas horas, pero sin obtener los resultados esperados, por lo que suele derivar en frustración y pérdida de motivación. Por tanto, en esta ocasión, la solución pasaría por capacitar a la persona para administrar adecuadamente su tiempo de forma eficaz y realista. Existen cursos cortos que ayudan precisamente a las personas a gestionar su tiempo. También puedes ofrecerle libros, lecturas o vídeos relacionados. A continuación, te enseño diferentes técnicas para que tengas herramientas suficientes para ayudar a tu alumnado.

TÉCNICA POMODORO

Esta técnica está basada en los tiempos, por lo que debes usar un reloj o cronómetro para dividir tus tiempos de estudio. ¿Cómo funciona? A continuación, te indico los pasos:

BLOQUE POMODORO: 25 minutos de estudio + 5 minutos de descanso.

1.      ESTUDIAR: Dedica 25 minutos sin distracciones para enfocarte en el trabajo que tengas que hacer (lecturas, resúmenes…). En este apartado, te puede servir conocer las técnicas de estudio (ver apartado en el índice de este manual).

2.      DESCANSAR: Tras los 25 minutos, sin pausas y sin distracciones, debes tomar un descanso de 3 a 5 minutos. Aquí, aprovecha para levantarte y dar un pequeño paseo, hacer algunos estiramientos, etc.

3.      REPETIR 3 VECES MÁS. Esta técnica se basa en hacer bloques de 4 “Pomodoros”. Cuando hayas logrado hacer un total de 4 (es decir, dedicar 1 hora de estudio), debes hacer un descanso más largo, de 15 a 20 minutos. Y volver a empezar con otro bloque de 4 “Pomodoros”.

LA CAJA EISENHOWER

Esta técnica ayuda a detectar las tareas que deben resolverse lo más pronto posible, de aquellas otras que son menos urgentes y que pueden posponerse, delegarse en otra persona o, incluso, eliminarse de la lista. Por tanto, el objetivo es clasificar las tareas por orden de urgencia e importancia. ¿Cómo funciona? A continuación, te indico los pasos:

1.      ESTABLECE TUS CUADRANTES. Imagina que todas tus tareas se dividen en 4 cuadrantes con dos variables: URGENTE vs. NO URGENTE e IMPORTANTE vs. NO IMPORTANTE.

2.      CLASIFICA TUS TAREAS. Haz un listado de tareas y ubica cada una en el cuadrante que corresponda. Por ejemplo:

	URGENTE	NO URGENTE
IMPORTANTE	HACER Tareas que debes realizar de inmediato	DECIDIR Tareas que debes planificar para su ejecución
NO IMPORTANTE	DELEGAR Tareas para asignar otros responsables	POSPONER O ELIMINAR Tareas que nos hacen perder tiempo y no son productivas

3.      APRENDE A DELEGAR. Uno de los grandes retos de usar esta matriz es identificar aquellas tareas que puedas delegar en otras personas. Aunque creas que nada de lo que hagas puede ser delegado por otra persona, porque solo tú lo harías más rápido y eficiente, el hecho de delegar responsabilidades también es una estrategia que aumenta tu productividad y estimula la confianza entre las personas. Al mismo tiempo que das la oportunidad a otras personas para empoderarse y asumir retos. Para empezar, intenta diferenciar entre las tareas importantes (que no puedes delegar) y las tareas no importantes (que sí puedes delegar).

4.      IMPLEMENTA LA MATRIZ DE MANERA EFECTIVA:

a.      Tareas urgentes e importantes: Debería ser lo primero que hagas en tu rutina.

b.     Tareas importantes, pero no urgentes: necesita de tu atención para planificar su ejecución.

c.      Tareas urgentes, pero no importantes: Intenta delegar en otras personas.

d.     Tareas no urgentes y no importantes: Son tareas poco productivas que no suman valor a tu trabajo. Hay que ser cuidadosos que no se vaya la mayor parte del tiempo en este cuadrante.

TABLERO KANBAN

Esta técnica es una potente herramienta visual para que “de un vistazo” seas capaz de ver la situación actual de todas tus tareas (y los posibles “atascos” en la realización de las mismas). Es más compleja que la técnica de la caja de Einsenhower porque muestra el proceso de ejecución de las tareas, por tanto, no tiene el foco en clasificar las más importantes/urgentes sino en el avance o progreso de las mismas ¿En qué consiste? Te muestro los pasos:

1.      ELIGE UN TABLERO KANBAN: Lo primero que debes saber es que no existe un único modelo de tablero Kanban porque puede hacerse tan sencillo o complejo como lo requiera la situación. Para empezar, puedes elegir un tablero sencillo y a, medida que avances con el entrenamiento de esta técnica, puedes hacerlo más complejo.

2.      ESCRIBE CADA TAREA Y MUÉVELA POR TU KANBAN: Puedes hacer tu tablero físicamente y ubicar las tareas con post-it (por ejemplo), que se vayan moviendo de una columna a otra a medida que vayan cambiando de estado. Existen también aplicaciones online que puedes usar para hacer este trabajo online.

Imagen de ejemplo de un Tablero Kanban

Fuente: Profile (2021, 8 de noviembre). Cómo hacer un tablero Kanban en 5 pasos con un ejemplo de software. https://profile.es/blog/como-hacer-tablero-kanban-ejemplo/

Descarga la Guía en PDF utilizando este enlace o haciendo clic en la imagen del libro:

https://kanban.university/wp-content/uploads/2021/11/The-Official-Kanban-Guide_Spanish_A4.pdf 

ESQUEMA GTD

Las signas GTD hacen alusión a las palabras en inglés Getting This Done (GTD). En el libro de David Allen (2001), hace referencia a que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes. El autor argumenta que la mayoría de los bloqueos mentales con los que nos encontramos son el origen de una mala planificación. A diferencia de otras técnicas, Allen no se centra en establecer prioridades, si no en la creación de listas específicas para cada contexto.

¿En qué consiste esta técnica? Los principios de GTD son:

1. RECOPILAR: escribe todo aquello que se debas recordar, realizar o dar seguimiento.

2. PROCESAR: analiza qué necesita cada tarea; por ejemplo, si se puede delegar, desechar, ponerlo en marcha, etc.

3. ORGANIZAR: clasificar las tareas en listas como acciones próximas, proyectos, en espera, algún día.

4. REVISAR: haz seguimiento del avance de las tareas para saber cuáles se han cumplido cuáles aún están pendiente de finalizar.

5. HACER: dejar de organizar y comenzar a ejecutar.

TÉCNICA SEINFELD

Esta técnica pone el foco en un cambio de hábitos para mejorar tu productividad. Necesitas un calendario y unos rotuladores. El día que hayas cumplido con los objetivos que te hayas marcado, debes marcar con una X ese día. Lo ideal es que lo hagas al final del día y lo tengas visible para poder ver tus éxitos. Lo interesante es que puedes ver tu avance en las rutinas. Puede ser cualquier objetivo (leer todos los días, estudiar, ir al gimnasio, etc.). Esta técnica se basa en el supuesto de que nos motivará cumplir el objetivo para marcar en el calendario otra X que muestro nuestro éxito. Cuando tengas varios días seguidos, puedes hacer una LÍNEA entre una cruz y otra, lo cual indicará tu avance en la rutina. De ahí que se hable también de “no romper la cadena”, ya que cuanto más larga sea la cadena, más habrás afianzado tu rutina.